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Digitale Bestandsaufnahme

BEDEUTUNG

Diese Inventarliste darf kein technisches Monster sein. Wer sie im Notfall nutzen muss (dein Bevollmächtigter), steht meist unter Stress. Sie sollte daher wie ein Wegweiser funktionieren, nicht wie ein Telefonbuch.

Ich würde die Liste nach Lebensbereichen und Dringlichkeit sortieren, anstatt nach technischen Kategorien.

1. Die „First Aid“ Ebene (Was sofort laufen muss)

Diese Zugänge sind kritisch, um überhaupt handlungsfähig zu sein.

KategorieWas gehört hinein?Wo liegen die Zugangsdaten?
Der HauptschlüsselMaster-Passwort für den Passwort-Manager (z.B. Bitwarden, 1Password).Notiz: Safe / Notfall-Kit
Hardware-ZugangPINs/Passwörter für Laptop, Smartphone und Tablet.
KommunikationPrimäres E-Mail-Konto (wichtig für „Passwort vergessen“-Funktionen).
Identität (2FA)Wo liegt das Handy für SMS-TANs? Wo sind Recovery-Codes für Authenticator-Apps?

2. Finanzen & Business (Die Existenzsicherung)

Hier geht es darum, dass laufende Kosten gedeckt bleiben und Gehälter/Rechnungen fließen.

  • Online-Banking: Login, Verfügerlimit, Standort des TAN-Generators.
  • Payment-Provider: PayPal, Stripe, Apple/Google Pay.
  • Fixkosten: Wo laufen die Abos auf? (Adobe, Microsoft 365, Server-Hosting).
  • Kryptowährungen: Falls vorhanden: Standort der Hardware-Wallet (Seed-Phrase).

3. Infrastruktur & Präsenz (Das operative Geschäft)

Damit der Betrieb nach außen hin professionell bleibt.

  • Webseite/Domain: Hoster (z.B. Strato, IONOS) und CMS-Zugang (WordPress Admin).
  • Cloud-Speicher: Wo liegen die wichtigen Dokumente? (Dropbox, Google Drive, OneDrive).
  • Social Media: Zugänge für LinkedIn, Instagram, Facebook (wichtig für Kommunikation).
  • Spezial-Software: Branchenübliche Programme (CRM, Buchhaltungstool wie Lexoffice/Datev).

4. Rechtliches & Behörden

  • Elster / Steuer: Zugang zum Steuerportal.
  • Versicherungs-Portale: Krankenkasse, Rentenversicherung, Betriebshaftpflicht.
  • Digitale Signatur: Falls vorhanden (z.B. DocuSign).

Drei Tipps für die Anwendung:

  1. Keine Passwörter in die Liste: Schreibe niemals die echten Passwörter direkt in die Liste. Notiere dort nur den Benutzernamen und den Ort, an dem das Passwort sicher verwahrt wird (z. B. „Siehe Passwort-Manager“ oder „Liegt im Tresor“).
  2. Die „Wegweiser“-Logik: Ergänze bei komplizierten Tools einen Satz dazu, was zu tun ist. Beispiel: „Hierüber läuft die gesamte Kundenkorrespondenz, bitte täglich prüfen.“
  3. Analoger Anker: Drucke diese Liste (ohne Passwörter!) einmal aus und lege sie zu deiner Geschäftsvollmacht. Digitale Vorsorge braucht oft einen analogen Startpunkt.
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